HomeCase Study
Risultati Reali

Come le PMI italiane eliminano il data entry sui DDT

Tre storie concrete. Dati reali. Settori diversi, stesso risultato: risparmio di tempo misurabile dal primo mese.

€40.620

risparmio totale/anno (3 aziende)

-89%

riduzione media tempo data entry

48h

tempo medio setup

A
Distribuzione alimentareERP: Zucchetti·85 dipendenti·Bergamo (BG)

Alfa Distribuzione Alimentare

ROI positivo nel primo mese

-91%

tempo data entry

€13.956

risparmio annuo netto

48h

tempo setup

“Prima ci volevano quasi 2 ore ogni mattina per inserire i DDT nel gestionale. Adesso con BolleFlow lo fa uno solo in 15 minuti. Il titolare era scettico, poi dopo la prima settimana era il più entusiasta di tutti.”

Marco R. — Responsabile Logistica, Alfa Distribuzione Alimentare

Situazione iniziale

Alfa Distribuzione riceve ogni giorno DDT da 12 fornitori diversi, ciascuno con layout PDF completamente diverso. Il team amministrativo impiegava ogni mattina 2 operatori per circa 2 ore ciascuno per inserire manualmente tutti i dati nel gestionale Zucchetti.

Problemi principali

  • ✗600 DDT/mese da 12 fornitori con layout diversi
  • ✗2 operatori × 2 ore/giorno = 88 ore/mese di puro data entry
  • ✗Errori di trascrizione che causavano discrepanze in magazzino
  • ✗Picchi a fine mese: 3 operatori per smaltire arretrati

Soluzione adottata

Setup BolleFlow completato in 2 giorni: configurazione template Zucchetti, test con 50 DDT campione, go-live. Nessuna integrazione tecnica richiesta — BolleFlow esporta CSV compatibile con il formato di import Zucchetti già usato dall'azienda.

MetricaPrimaDopoVariazione
Ore/mese risparmiate88 ore8 ore-91%
Errori di trascrizione12-15/mese0-100%
Operatori coinvolti2 full-time1 part-time-75%
Costo annuale data entry€16.896€2.940-€13.956
T
Distribuzione ricambi autoERP: TeamSystem·120 dipendenti·Torino (TO)

TecnoRicambi Nord SPA

Setup completato in 3 giorni

-93%

tempo chiusura ciclo

€15.612

risparmio annuo netto

8

fornitori integrati

“Gestiamo circa 400 DDT al mese da 8 fornitori, ognuno con il suo layout. Non devo più chiedere all'operatore di ricontrollare perché ha digitato male un codice. I dati arrivano in TeamSystem già corretti. Siamo passati da 2 giorni a 3 ore per chiudere il ciclo mensile.”

Giulia F. — CFO, TecnoRicambi Nord SPA

Situazione iniziale

TecnoRicambi Nord distribuisce ricambi auto a concessionarie e officine in Piemonte. Con 8 fornitori principali — ognuno con PDF diverso e codici articolo proprietari — il ciclo di chiusura mensile richiedeva 2 giorni di lavoro intensivo per riconciliare DDT, ordini e fatture su TeamSystem.

Problemi principali

  • ✗400 DDT/mese, 8 fornitori con layout completamente diversi
  • ✗Chiusura ciclo mensile: 2 giorni lavorativi di riconciliazione manuale
  • ✗Codici articolo diversi tra fornitore e gestionale: mappatura manuale ogni volta
  • ✗Errori → blocchi pagamento fornitori → tensioni commerciali

Soluzione adottata

BolleFlow con mapping custom: per ogni fornitore, configurata la regola di trascodifica codice articolo (es: codice fornitore "AT-7829" → codice interno "RIC-00234"). Il sistema impara dai casi passati e propone automaticamente le corrispondenze.

MetricaPrimaDopoVariazione
Tempo chiusura ciclo2 giorni3 ore-93%
DDT processati/giorno20-25400 in <2h+1.600%
Errori codice articolo35-40/mese<2/mese-95%
Costo operativo annuo€19.200€3.588-€15.612
F
Commercio al dettaglio / GDOERP: SAP Business One·40 dipendenti·Napoli (NA)

Fratelli Santoro SNC

ROI positivo in 3 settimane

-84%

tempo data entry

€11.052

risparmio annuo netto

real-time

analisi margini

“Avevamo una persona dedicata quasi solo al data entry delle fatture. Da quando usiamo BolleFlow quella stessa persona si occupa di attività che valgono davvero qualcosa. L'integrazione con il nostro ERP è stata zero problemi: imposti le colonne una volta e non ci pensi più.”

Andrea S. — Direttore Operativo, Fratelli Santoro SNC

Situazione iniziale

Fratelli Santoro gestisce 3 punti vendita di alimentari con magazzino centralizzato. Con SAP Business One come ERP e oltre 250 DDT/mese da 25+ fornitori, un'impiegata dedicava il 70% del suo tempo lavorativo al solo data entry — impedendo l'azienda di sfruttare le sue competenze contabili.

Problemi principali

  • ✗250 DDT/mese da 25+ fornitori — formato cartaceo e PDF misto
  • ✗1 impiegata: 70% del tempo su data entry = 112 ore/mese
  • ✗Coda arretrata DDT ogni settimana → ritardi nel ricevimento merci su SAP
  • ✗Impossibilità di fare analisi margini in tempo reale per eccesso di lavoro manuale

Soluzione adottata

Digitalizzazione DDT cartacei (foto da smartphone) + PDF. BolleFlow processa entrambi i formati. Export configurato per il formato di import SAP Business One. L'impiegata ora valida i batch processati in 45 minuti ogni mattina invece di inserirli manualmente.

MetricaPrimaDopoVariazione
Tempo data entry impiegata112 ore/mese18 ore/mese-84%
Arretrato DDT3-5 giorni0-100%
Analisi marginiT+7 giorniT+0 real-timeReal-time
Costo operativo annuo€13.440€2.388-€11.052

La tua azienda è la prossima?

Setup in 48 ore. ROI positivo nel primo mese. Nessuna integrazione tecnica richiesta. Compatibile con Zucchetti, TeamSystem, SAP Business One.

Inizia gratis — 14 giorni
Nessuna carta di credito Setup in 48 ore Partner certificato Zucchetti